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Verwendungsnachweis: Informationen für Zuschussempfänger
Inhalt:
Wenn Sie nach erfolgter Prüfung Ihres Antrags eine Zuwendung / einen Fördervertrag erhalten, bitten wir Sie bereits jetzt, auch auf die dort genannten Bestimmungen für den Verwendungsnachweis und die gesetzten Fristen sorgfältig zu achten.
Mittelabruf
Schicken Sie Ihren Mittelabruf bitte immer in separater Post mit Angabe zur Höhe der abzurufenden Summe, FEB-Nummer, Unterschrift und vollständiger Kontoangabe. Abgerufene Zuschüsse müssen innerhalb von acht Wochen verausgabt werden, anderenfalls sind Sollzinsen zu zahlen. Mittel, die für das bewilligte Haushaltsjahr nicht bis zum 10. Dezember bei Inwent (05. Dezember beim BMZ) abgerufen werden, verfallen.
Mitteilungspflicht bei Änderungen
Ergeben sich während des Förderungszeitraums größere finanzielle, planerische oder inhaltliche Änderungen muss dies dem Mittelgeber mitgeteilt werden. Finanzielle Änderungen, die eine Verschiebung / Änderung der geplanten Ausgabehöhe (Ausgabeposten) von mehr als 20 Prozent beinhalten, müssen vom Mittelgeber bewilligt werden. Inhaltliche oder planerische Änderungen, die zu einer größeren Änderung der vertraglich festgehaltenen Inhalte führen, bedürfen ebenfalls einer Bewilligung durch den Mittelgeber. Die Bewilligung kann formlos (auch per E-Mail) beantragt werden.
Verwendungs- bzw. Zwischennachweise
Der Verwendungsnachweis ist nach Abschluss der durchgeführten Maßnahme, spätestens jedoch drei Monate nach Ende des Förderzeitraums einzureichen. Der Verwendungsnachweis besteht aus einem Sachbericht, dem dazugehörigem Soll-Ist-Vergleich, einem zahlenmäßigen Nachweis zum Verwendungsnachweis und gegebenenfalls Teilnahmelisten.
Folgende Unterlagen müssen im Verwendungsnachweis (beziehungsweise Zwischennachweis) enthalten sein:
- Sachbericht: Im Sachbericht sind die Verwendung des Zuschusses sowie das erzielte Ergebnis im Einzelnen darzustellen. Verwenden Sie für den Sachbericht das Dokument "Hilfestellung zum Verwendungsnachweis"
- Soll-Ist-Vergleich: Darstellung der Gesamteinnahmen und -ausgaben (aufgegliederter Soll-Ist-Vergleich). Der Soll-Ist-Vergleich ist Teil des Sachberichtes. Siehe dazu bitte auch "Hilfestellung zum Verwendungsnachweis".
- Zahlenmäßiger Nachweis: Im Zahlenmäßigen Nachweis sind die Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Folge nach Einzelbelegen getrennt, ggf. entsprechend der Gliederung des Ausgaben- und Finanzierungsplans auszuweisen. Die Gliederung der Ausgaben nach Ausgaben- und Finanzierungsplan kann auch über die Ausgaben/Einnahmen – Soll-Ist Vergleich dargestellt werden
Ein Zwischennachweis ist dann zu führen, wenn der Zuwendungszweck nicht bis zum Ablauf des Haushaltsjahres erfüllt ist, das heißt bei mehrjährigen Maßnahmen. Er ist wie der Verwendungsnachweis zu führen und muss spätestens vier Monate nach Ablauf des Haushaltsjahres eingereicht werden!
Mehrjährig geförderte Maßnahmen
Maßnahmen die über mehrere Haushaltsjahre gefördert werden müssen nach Ablauf jedes Haushaltsjahres (auch des letzten) einen Zwischennachweis erstellen. Der Zwischennachweis ist dabei wie ein Verwendungsnachweis zu führen und beinhaltet daher ebenfalls einen Sachbericht, Soll-Ist-Vergleich und einen zahlenmäßigen Nachweis. Nach Abschluss der Maßnahme muss zudem ein Gesamtverwendungsnachweis eingereicht werden, das heißt der zahlenmäßige Nachweis umfasst die Auflistung aller Belege, die Summen aller Einnahmen und Ausgaben sowie den Soll-Ist-Vergleich nach Ausgabepositionen aller Haushaltsjahre. Der sachliche Bericht betrachtet die Gesamtlaufzeit.
Bei überjährigen Maßnahmen ist zu beachten, dass ein Übertrag der vertraglich festgehaltenen jährlichen Fördersummen in das nächste Haushaltsjahr nicht möglich ist. Es können jedoch Restmittel des Vorjahres entsprechend der Regelung des Mittelabrufes noch im Januar/Februar (acht Wochen nach Mittelabruf) des Folgejahres ausgegeben werden. In der finanziellen Abrechnung sind diese Posten dem Haushaltsjahr des Mittelabrufs zuzurechnen. Spätester Zeitpunkt zur Verausgabung der Fördermittel ist das Ende des vertraglich festgehaltenen Förderzeitraums.
Es müssen keine Belege mehr eingesandt werden, diese müssen jedoch für die Dauer von fünf Jahren für die Prüfung durch die Außenrevision des Bundesministeriums für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ) auf Abruf bereitgestellt werden.
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